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05 Aug Erfolgs-Booster Büroorganisation

Posted at 18:22h in Aktuelles, Dokumenten Management by

Ungenutzte Potenziale freisetzen

In deutschen Unternehmen wird ein erheblicher Anteil der Arbeitszeit für administrative Tätigkeiten aufgewendet. Studien zeigen, dass mehr als 25 % der Arbeitszeit für administrative Aufgaben also für nicht-produktive Arbeit zu Buche schlagen. Mitarbeiter verbringen viel zu viel Zeit mit Aufgaben wie der Suche und Verwaltung von Dokumenten, anstatt sich auf ihre produktiven Kernaufgaben zu konzentrieren. Ein leistungsfähiges Dokumenten-Management kann enorme Potenziale freisetzen.

Zeitfresser Administration

Administrative Tätigkeiten umfassen eine Vielzahl von Aufgaben, die in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens anfallen. Hier sind einige Beispiele:

  1. Kontrolle und Freigabe von Dokumenten
  2. Suche und Verwaltung von Dokumenten, Aufträgen, Verträgen, E-Mails
  3. Prüfung auf Datenaktualität und Informationsabgleich
  4. Verwaltung von Rechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
  5. Verwaltung von Terminen, Bearbeitung der Post
  6. Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, Pflege von Datenbanken.

Erfolg durch effiziente Prozesse

Effiziente Administrationsprozesse bieten Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile:

  1. Kostenreduktion: Durch die Automatisierung und Optimierung administrativer Prozesse können Unternehmen Kosten senken. Weniger manuelle Arbeit bedeutet weniger Fehler und geringere Personalkosten.
  2. Zeitersparnis: Effiziente Prozesse ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, was die Produktivität steigert. Zeitaufwendige administrative Aufgaben werden minimiert.
  3. Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch den schnellen und einfachen Zugriff auf relevante Informationen können Entscheidungen schneller und fundierter getroffen werden.
  4. Erhöhte Flexibilität: Unternehmen können schneller auf Veränderungen im Markt reagieren, da administrative Prozesse reibungslos und effizient ablaufen.
  5. Bessere Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter, die weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen müssen, sind zufriedener und motivierter.

envisia finder: Das DMS als Game Changer

Ein leistungsfähiges Dokumenten-Management-System (DMS) wie der envisia finder kann Teams erheblich dabei unterstützen, produktiver zu werden. Hier einige der Vorteile:

  1. Zentralisierte Dokumentenverwaltung: Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert und sind für alle berechtigten Mitarbeiter leicht zugänglich. Dies reduziert die Zeit, die für die Suche nach Dokumenten aufgewendet wird.
  2. Automatisierung von Workflows: Ein DMS kann wiederkehrende Aufgaben automatisieren, wie z.B. die Genehmigung von Dokumenten oder die Benachrichtigung von Mitarbeitern über anstehende Aufgaben.
  3. Erhöhte Sicherheit: Ein DMS bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen, wie z.B. Zugriffskontrollen und Verschlüsselung, um vertrauliche Informationen zu schützen.
  4. Nachvollziehbarkeit und Compliance: Alle Änderungen an Dokumenten werden protokolliert. Gesetzliche Vorgaben wie etwa die E-Rechnungspflicht ab 2025 werden automatisch erfüllt.
  5. Zusammenarbeit in Echtzeit: Mitarbeiter können in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten, was die Effizienz und die Qualität der Arbeit verbessert.

Nutzen Sie jetzt die Potenziale des envisia finder für Ihr Unternehmen!

25% der Arbeitszeit wird für administrative Tätigkeiten aufgewendet

Durch Prozessoptimierung können Sie diese Produktivitätspotenziale freisetzen

Ein leistungsfähiges Dokumenten-Management ist die Basis für mehr Produktivität und Umsatz

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